PRIVACYVERKLARING

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die Indivisible verwerkt in het kader van haar professionele dienstverlening en bedrijfsvoering.

Dit betreft onder meer persoonsgegevens van:

• cliënten en potentiële cliënten;
• opdrachtgevers en potentiële opdrachtgevers;
• zakelijke relaties en contactpersonen;
• personen die coaching, begeleiding of advisering ontvangen;
• personen die contact opnemen met Indivisible of Van Leuven Medical Coaching;
• bezoekers van de website;
• personen die zich aanmelden voor een nieuwsbrief of andere informatie.

Onder cliënt wordt in deze privacyverklaring verstaan: de natuurlijke persoon die coaching of begeleiding ontvangt.

Onder opdrachtgever wordt verstaan: de natuurlijke persoon of organisatie die met Indivisible een overeenkomst aangaat voor coaching, begeleiding, advisering, consultancy of andere professionele dienstverlening.

De opdrachtgever en cliënt kunnen dezelfde persoon zijn, maar dat hoeft niet. Een werkgever, onderneming, verzekeraar of andere organisatie kan bijvoorbeeld opdrachtgever zijn terwijl de begeleiding aan een individuele cliënt wordt verleend.

Welke persoonsgegevens Indivisible verwerkt, hangt af van de aard van het contact en de betreffende dienstverlening.

Indivisible kan onder meer de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres en woonplaats;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• geboortedatum, indien dit voor de dienstverlening relevant is;
• factuur- en betalingsgegevens;
• bedrijfsnaam, functie en zakelijke contactgegevens;
• correspondentie en gegevens over afspraken;
• informatie die wordt verstrekt in een intake, gesprek, coachingstraject, advies- of consultancyopdracht;
• informatie over de vraagstelling of opdracht;
• informatie over persoonlijke omstandigheden, werk, professionele verantwoordelijkheid, relaties en sociale context, voor zover relevant voor de dienstverlening;
• informatie over doelen, keuzes, functioneren en ervaren belastbaarheid, voor zover relevant;
• gegevens die nodig zijn voor de administratieve en contractuele afhandeling van de dienstverlening;
• technische gegevens die bij het gebruik van de website worden verwerkt, zoals IP-adres en cookiegegevens, voor zover van toepassing.

Indivisible verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk of relevant zijn voor het doel waarvoor zij worden verzameld.

Bij zakelijke advies- of consultancyopdrachten kunnen daarnaast persoonsgegevens worden verwerkt van medewerkers, bestuurders, contactpersonen of andere personen die bij de opdracht betrokken zijn, voor zover dit voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk is.

Bij bepaalde vormen van dienstverlening, in het bijzonder bij Executive Medical Coaching en Professionele Medische Coaching, kan informatie aan de orde komen over bijvoorbeeld ziekte, diagnose, behandeling, herstel, lichamelijke of psychische klachten, medicatie of belastbaarheid.

Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens en worden daarom extra zorgvuldig behandeld.

Indivisible verwerkt gezondheidsgegevens die voor de betreffende dienstverlening relevant zijn alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag én een toepasselijke uitzondering op het verbod op verwerking van bijzondere persoonsgegevens bestaat.

Waar Indivisible voor de verwerking van gezondheidsgegevens gebruikmaakt van uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, wordt deze toestemming afzonderlijk en uitdrukkelijk gevraagd.

De cliënt bepaalt zelf welke informatie tijdens de coaching of begeleiding wordt gedeeld. Indivisible vraagt niet meer gezondheidsinformatie dan voor de overeengekomen dienstverlening redelijkerwijs nodig is.

Een gegeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden. Wanneer bepaalde gegevens noodzakelijk zijn om de overeengekomen dienstverlening verantwoord te kunnen voortzetten, kan intrekking van toestemming gevolgen hebben voor de mogelijkheid de dienstverlening voort te zetten.

Bij advies- of consultancyopdrachten waarbij geen gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens nodig zijn, worden dergelijke gegevens in beginsel niet verwerkt.

Indivisible kan persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• het beantwoorden van vragen en verzoeken om informatie;
• het voeren van een kennismakings- of oriënterend gesprek;
• het beoordelen en voorbereiden van een mogelijke opdracht;
• het opstellen van een voorstel, offerte of opdrachtbevestiging;
• het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst;
• het uitvoeren van coaching, begeleiding, advisering, consultancy en andere overeengekomen professionele dienstverlening;
• het voorbereiden en evalueren van de dienstverlening;
• het maken en beheren van afspraken;
• het onderhouden van contact met cliënten, opdrachtgevers en zakelijke relaties;
• het bijhouden van noodzakelijke aantekeningen ten behoeve van de dienstverlening;
• het voeren van de financiële en bedrijfsadministratie;
• het opstellen en verzenden van facturen;
• het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;
• het behandelen van vragen, klachten en eventuele geschillen;
• het beveiligen en verbeteren van de website;
• het verzenden van nieuwsbrieven of andere algemene informatie wanneer dit is toegestaan.

Persoonsgegevens worden niet zonder geldige reden gebruikt voor een doel dat onverenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld.

.

Afhankelijk van de verwerking kan Indivisible persoonsgegevens verwerken op basis van:

• de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten daarvan;
• een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang van Indivisible, waarbij de belangen en privacyrechten van de betrokkene worden meegewogen;
• toestemming, wanneer toestemming volgens de wet vereist of passend is.

Voor bijzondere persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, gelden aanvullende wettelijke voorwaarden. Waar Indivisible zich voor dergelijke gegevens baseert op uitdrukkelijke toestemming, wordt deze toestemming afzonderlijk gevraagd.

Bij coaching en begeleiding kan een werkgever, onderneming, verzekeraar of andere organisatie opdrachtgever zijn terwijl de dienstverlening aan een andere persoon wordt verleend.

Wanneer opdrachtgever en cliënt verschillende personen zijn, geldt als uitgangspunt dat de inhoud van de coaching of begeleiding vertrouwelijk blijft.

Indivisible verstrekt een opdrachtgever geen informatie over diagnoses, medische omstandigheden, persoonlijke omstandigheden, inhoud van gesprekken of andere vertrouwelijke gegevens van de cliënt.

Vooraf kunnen afspraken worden gemaakt over informatie op procesniveau, bijvoorbeeld over de start of afronding van een traject, planning, aanwezigheid of andere organisatorische aspecten van de opdracht.

Inhoudelijke informatie over de cliënt wordt uitsluitend aan een opdrachtgever verstrekt wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en, waar vereist, de cliënt vooraf uitdrukkelijk en specifiek heeft ingestemd met welke informatie aan welke partij mag worden verstrekt.

Het enkele feit dat een werkgever, verzekeraar of andere derde de coaching of begeleiding betaalt, geeft deze partij geen recht op inhoudelijke informatie over de cliënt.

Bij advies-, consultancy- en andere zakelijke opdrachten kan Indivisible persoonsgegevens verwerken van de opdrachtgever en van andere personen die bij de opdracht betrokken zijn.

Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om namen, functies, zakelijke contactgegevens, correspondentie en informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

Indivisible verwerkt deze persoonsgegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de betreffende opdracht of voor een ander gerechtvaardigd en wettelijk toegestaan doel.

Wanneer een opdrachtgever in het kader van een opdracht persoonsgegevens van andere personen aan Indivisible verstrekt, wordt van de opdrachtgever verwacht dat deze gegevens rechtmatig mogen worden verstrekt en dat niet meer persoonsgegevens worden gedeeld dan voor de opdracht noodzakelijk is.

Indien binnen een advies- of consultancyopdracht vertrouwelijke persoonsgegevens worden verwerkt, behandelt Indivisible deze zorgvuldig en vertrouwelijk.

Indivisible behandelt persoonlijke, zakelijke en andere vertrouwelijke informatie die in het kader van de dienstverlening wordt gedeeld zorgvuldig en vertrouwelijk.

Persoonsgegevens worden niet zonder geldige grondslag aan derden verstrekt.

Indivisible kan gegevens verstrekken wanneer:

• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst en daarvoor een geldige grondslag bestaat;
• de betrokkene daarvoor geldige toestemming heeft gegeven;
• Indivisible daartoe op grond van de wet verplicht is;
• dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of
• een andere wettelijke grondslag voor de verstrekking bestaat.

Indivisible verkoopt geen persoonsgegevens.

De coaching en begeleiding van Van Leuven Medical Coaching vindt in beginsel online plaats. Ook bij andere opdrachten kan geheel of gedeeltelijk digitaal worden gewerkt.

Daarbij kan gebruik worden gemaakt van digitale communicatie- en videoplatforms. Ook kan Indivisible communiceren via e-mail, telefoon of een met de cliënt of opdrachtgever overeengekomen berichtendienst.

Indivisible gaat zorgvuldig om met de keuze en het gebruik van deze middelen. Betrokkenen wordt verzocht terughoudend te zijn met het onnodig delen van gevoelige medische of andere bijzondere persoonsgegevens via reguliere berichten- of e-maildiensten.

Indivisible kan gebruikmaken van externe aanbieders voor onder meer videobellen, e-mail, hosting, websitebeheer, digitale opslag, administratie, boekhouding en andere ondersteunende bedrijfsprocessen.

Indivisible maakt geen beeld- of geluidsopnames van coachingssessies, begeleidingsgesprekken of andere vertrouwelijke gesprekken zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon of personen.

Wanneer een opname wordt voorgesteld, wordt vooraf aangegeven waarom de opname wordt gemaakt en waarvoor deze wordt gebruikt. De betrokkene is niet verplicht toestemming te geven.

Opnames worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor toestemming is verleend en zijn uitsluitend toegankelijk voor Indivisible, tenzij vooraf uitdrukkelijk anders is overeengekomen of de wet anders vereist.

Opnames worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Opnames die worden gemaakt ten behoeve van verslaglegging, reflectie of kwaliteitsbewaking tijdens een coaching- of begeleidingstraject worden uiterlijk na beëindiging van het betreffende traject definitief verwijderd, tenzij vooraf uitdrukkelijk een andere bewaartermijn is overeengekomen of een wettelijke verplichting zich tegen verwijdering verzet.

Wanneer bij een andere professionele opdracht een opname wordt gemaakt, wordt vooraf aangegeven welke bewaartermijn of welk verwijdermoment daarvoor geldt.

Een voor een opname gegeven toestemming kan worden ingetrokken. Wanneer er geen andere geldige grond bestaat om de opname te bewaren, wordt deze verwijderd.

Voor de uitvoering van haar werkzaamheden maakt Indivisible gebruik van externe digitale dienstverleners. Daarbij kan het, afhankelijk van de dienstverlening, gaan om aanbieders van:

• online videobellen en digitale communicatie;
• websitehosting, websitebeheer en technische ondersteuning;
• e-mail en kantoorsoftware;
• digitale opslag en cloudvoorzieningen;
• administratie en boekhouding;
• betaal- en factureringsdiensten;
• nieuwsbriefdiensten, indien daarvan gebruik wordt gemaakt;
• beveiliging en andere noodzakelijke IT-diensten.

Bij het gebruik van deze diensten kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door of via de betreffende dienstverlener.

Wanneer een externe dienstverlener persoonsgegevens namens Indivisible verwerkt, maakt Indivisible waar wettelijk vereist passende afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

Indivisible selecteert haar dienstverleners mede met het oog op een zorgvuldige en veilige verwerking van persoonsgegevens en beperkt de persoonsgegevens die via deze diensten worden verwerkt zoveel mogelijk tot wat voor het betreffende doel noodzakelijk is.

Sommige digitale dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer sprake is van doorgifte van persoonsgegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, ziet Indivisible erop toe dat daarvoor een volgens de AVG toegestane grondslag of passende waarborg bestaat.

Persoonsgegevens, intakegegevens, cliëntdossiers, inhoudelijke aantekeningen, informatie uit adviesopdrachten en eventuele opnames worden opgeslagen in een beveiligde digitale omgeving.

Voor zover sprake is van vertrouwelijke cliëntdossiers, inhoudelijke coachingaantekeningen of opnames, wordt de toegang daartoe beperkt tot Indivisible, tenzij toegang door een derde noodzakelijk en rechtmatig is.

Indivisible neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking en andere onrechtmatige verwerking.

Afhankelijk van de aard van de verwerking kunnen deze maatregelen onder meer bestaan uit:

• beveiliging van apparaten en accounts;
• sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweefactorauthenticatie;
• automatische vergrendeling van apparaten;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens;
• beveiligde digitale opslag;
• actuele software en beveiligingsmaatregelen;
• zorgvuldige selectie van digitale dienstverleners;
• passende maatregelen voor het opslaan en definitief verwijderen van gevoelige gegevens.

De beveiligingsmaatregelen worden waar nodig aangepast aan ontwikkelingen en aan de aard en gevoeligheid van de verwerkte gegevens.

Indivisible bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of andere gerechtvaardigde reden een langere bewaartermijn vereist.

Voor cliëntgegevens, intakegegevens en inhoudelijke aantekeningen die voor coaching of begeleiding zijn gemaakt, hanteert Indivisible in beginsel een bewaartermijn van twee jaar na beëindiging van de begeleiding, tenzij er een concrete reden bestaat om bepaalde gegevens korter of langer te bewaren.

Voor persoonsgegevens en stukken die in het kader van een advies-, consultancy- of andere zakelijke opdracht worden verwerkt, wordt de bewaartermijn bepaald aan de hand van het doel waarvoor deze gegevens zijn verwerkt, de aard van de opdracht en eventuele wettelijke verplichtingen.

Gegevens die onderdeel zijn van de financiële en fiscale administratie worden bewaard gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn.

Opnames van coachings- of begeleidingssessies worden uiterlijk na beëindiging van het betreffende traject definitief verwijderd, tenzij vooraf uitdrukkelijk een andere bewaartermijn is overeengekomen of een wettelijke verplichting zich tegen verwijdering verzet.

Gegevens waarvoor toestemming is ingetrokken worden verwijderd wanneer geen andere rechtsgrond of wettelijke verplichting bestaat om deze nog te bewaren.

Indivisible kan onder eigen naam of onder een handelsnaam nieuwsbrieven of andere algemene informatie versturen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Wanneer toestemming is vereist, ontvangt iemand dergelijke communicatie alleen nadat daarvoor toestemming is gegeven.

Iedere nieuwsbrief bevat een mogelijkheid om zich eenvoudig af te melden. Een afmelding wordt gerespecteerd voor toekomstige communicatie waarop de afmelding betrekking heeft.

Praktische of inhoudelijke communicatie die noodzakelijk is voor een lopende opdracht of begeleiding wordt niet als nieuwsbrief beschouwd.

Bij het bezoeken van websites van Indivisible of haar handelsnamen kunnen technische gegevens worden verwerkt en kunnen cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt.

Indivisible gebruikt deze gegevens voor zover noodzakelijk voor het functioneren, beveiligen en verbeteren van de betreffende website en, wanneer daarvoor toestemming is vereist, alleen nadat deze toestemming is verkregen.

Meer informatie over de cookies en vergelijkbare technieken die daadwerkelijk op een website worden gebruikt, kan worden opgenomen in een afzonderlijke cookieverklaring of in de cookie-instellingen van de betreffende website.

Iedere betrokkene heeft, voor zover de AVG deze rechten in de betreffende situatie toekent, onder meer het recht om:

• persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• toestemming in te trekken;
• persoonsgegevens in bepaalde gevallen over te laten dragen;
• informatie te ontvangen over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt.

Een verzoek kan bij Indivisible worden ingediend via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Indivisible kan bij redelijke twijfel over de identiteit van de verzoeker aanvullende informatie vragen die noodzakelijk is om diens identiteit vast te stellen. Daarbij wordt niet meer informatie gevraagd dan voor deze verificatie noodzakelijk is.

Indivisible reageert op een verzoek binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.

In sommige situaties ontvangt Indivisible persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betrokkene, maar bijvoorbeeld van een opdrachtgever of een andere partij die bij een opdracht betrokken is.

Indivisible verwerkt dergelijke gegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en informeert de betrokkene daarover voor zover de AVG dat vereist.

Een opdrachtgever wordt geacht niet meer persoonsgegevens over andere personen aan Indivisible te verstrekken dan noodzakelijk is en alleen gegevens te verstrekken die hij rechtmatig aan Indivisible mag verstrekken.

Indivisible kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of toepasselijke wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven.

Op de website staat steeds de meest actuele versie.

Bij wezenlijke wijzigingen die relevant zijn voor bestaande cliënten of opdrachtgevers kan Indivisible hen daar afzonderlijk over informeren.

Voor vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van persoonsgegevens of het uitoefenen van privacyrechten kan contact worden opgenomen met:

Indivisible
tevens handelend onder de naam Van Leuven Medical Coaching
Hilversum
KvK: 28111460
E-mail: caroline@vanleuvenmedicalcoaching.com

Wanneer je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, kun je deze eerst aan Indivisible voorleggen zodat naar een oplossing kan worden gezocht.

Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy en gegevensbescherming.