Privacyreglement

 Van Leuven Medical Coaching (hierna afgekort tot VLMC), bij de Kamer van Koophandel ingeschreven als Indivisible,  is gevestigd in Hilversum en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

 Inleiding

Dit privacyreglement dient voor VLMC als basis voor het omgaan met privacy en gegevensverwerking van haar cliënten.
VLMC verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.
VLMC, in de persoon van mevrouw C.J.M. van Leuven, is de verantwoordelijke voor het verwerken, gebruiken en bewaren van persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening.
Dit reglement is in werking getrekeden 1 mei 2024 en aangepast per november 2025.

  1. Doelen en grondslagen van de gegevensverwerking

VLMC verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • het opstellen van een begeleidingsplan en het uitvoeren daarvan;
  • het monitoren, rapporteren en evalueren van het begeleidingsproces (bijhouden van een aantekeningendossier);
  • het onderhouden van contact met cliënten, bijvoorbeeld om afspraken te maken of informatie te verstrekken (per e-mail, telefoon of andere digitale middelen);
  • het verzenden van nieuwsbrieven en waardevolle informatie, indien u zich hiervoor heeft aangemeld;
  • het voeren van een administratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals belastingaangifte);
  • het analyseren van bezoekersgedrag op de website vanleuvenmedicalcoaching.com ter verbetering van de dienstverlening en de website;
  • het vastleggen van (online) sessies via bijvoorbeeld Zoom of Microsoft Teams ten behoeve van verslaglegging, reflectie en kwaliteitsbewaking, uitsluitend als de cliënt daar vooraf uitdrukkelijk toestemming voor geeft.

VLMC verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

  • de uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld een coachtraject);
  • het voldoen aan een wettelijke verplichting (zoals fiscale bewaarplicht);
  • de toestemming van de cliënt (bijvoorbeeld voor het ontvangen van de nieuwsbrief of voor het opnemen van sessies);
  • het gerechtvaardigd belang van VLMC (zoals het verbeteren van de website en dienstverlening), waarbij VLMC zoveel mogelijk rekening houdt met de privacybelangen van cliënten.
  1. Welke gegevens worden verwerkt?

VLMC kan de volgende (categorieën) persoonsgegevens verwerken, afhankelijk van het traject en de situatie:

  • Algemene gegevens: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, opleiding;
  • Gegevens over persoonlijke ontwikkeling: karaktereigenschappen, communicatie, denkpatronen, persoonlijke doelen en hulpvragen;
  • Gegevens over gezinssituatie en sociale context;
  • Gegevens over loopbaanontwikkeling en werksituatie;
  • Therapeutische achtergronden (bijvoorbeeld eerdere behandeltrajecten, indien cliënt die informatie zelf deelt);
  • Leefstijlgegevens (zoals slaap, voeding, belastbaarheid, stress, indien relevant voor het traject);
  • Overige gegevens die de cliënt zelf aanlevert en die van belang zijn voor een begeleidingstraject;
  • Bij online sessies: beeld- en geluidsopnames van sessies, alleen als de cliënt daar expliciet mee instemt.

In sommige gevallen gaat het om bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid). VLMC verwerkt deze gegevens alleen voor zover deze relevant zijn voor de begeleiding en met expliciete toestemming van de cliënt of omdat dit noodzakelijk is voor de begeleiding zoals door cliënt gevraagd.

  1. Verwerking en beveiliging van gegevens

De verwerking van persoonsgegevens vindt in principe alleen plaats door VLMC. Persoonsgegevens worden vastgelegd in een (digitaal) dossier en, indien van toepassing, in een papieren dossier.

Opnames van online sessies (beeld en/of geluid) worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van verslaglegging, reflectie en kwaliteitsbewaking binnen het betreffende traject. Deze opnames zijn alleen toegankelijk voor VLMC, worden bewaar­d gedurende de looptijd van het traject en worden uiterlijk bij afronding van het traject verwijderd, tenzij de cliënt uitdrukkelijk instemt met een andere bewaartermijn of de wet een langere bewaarplicht voorschrijft.

VLMC treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hierbij kunt u denken aan:

  • beveiligde systemen en apparaten;
  • beperkte toegang tot dossiers (alleen door VLMC);
  • gebruik van sterke wachtwoorden en, waar mogelijk, versleutelde opslag.
  1. Toestemming

VLMC vraagt de cliënt schriftelijk of mondeling toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens voor specifieke doelen, zoals:

  • het opnemen van online sessies;
  • het ontvangen van nieuwsbrieven;
  • het verwerken van bijzondere persoonsgegevens indien vereist.

 

De schriftelijk verkregen persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde digitale omgeving en/of bewaard in een papieren dossier. De cliënt kan gegeven toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht op verwerkingen die al hebben plaatsgevonden, maar kan wel invloed hebben op de verdere dienstverlening.

  1. Vertrouwelijkheid

VLMC waarborgt de privacy van cliënten en behandelt persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid.

Persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor de cliënt de gegevens heeft verstrekt, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat om deze gegevens voor een ander doel te gebruiken.

VLMC deelt geen herleidbare medische of persoonlijke informatie met derden zonder uitdrukkelijke toestemming van de cliënt, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat (bijvoorbeeld bij bepaalde meldplichten) of er sprake is van een acuut gevaar voor de cliënt of derden.

  1. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Persoonsgegevens worden in principe niet aan derden verstrekt, tenzij:

  • dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld rapportage aan een werkgever/opdrachtgever, maar alleen met instemming van de cliënt),
  • dit voortvloeit uit een wettelijke verplichting, of
  • de cliënt hiervoor uitdrukkelijk en schriftelijk toestemming heeft gegeven.

Met instemming van de cliënt kan inhoudelijk aan een opdrachtgever worden gerapporteerd. VLMC houdt zich hierbij aan de ethische code van haar beroepsverenigingen (zoals MCI en ICF) en aan de Algemene Voorwaarden. Evaluaties of rapportages worden bij voorkeur vooraf met de cliënt besproken en afgestemd, of vinden plaats in aanwezigheid van de cliënt.

Indien VLMC gebruikt maakt van externe dienstverleners (bijvoorbeeld voor webhosting, e-mail of boekhouding) die toegang kunnen hebben tot persoonsgegevens, sluit VLMC met deze partijen een verwerkersovereenkomst om een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen.

  1. Rechten van cliënten

Cliënt heeft op grond van de AVG diverse rechten met betrekking tot zijn/haar persoonsgegevens:

  • Recht op inzage: u heeft te allen tijde recht op inzage in en afschrift van de op uw persoon betrekking hebbende gegevens. Een verzoek hiertoe kunt u schriftelijk indienen bij VLMC.
  • Recht op rectificatie: als gegevens feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn, kunt u verzoeken om verbetering of aanvulling.
  • Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”): u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, bijvoorbeeld als de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of als u uw toestemming intrekt. Verwijdering blijft achterwege indien een wettelijke bewaarplicht geldt.
  • Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde gevallen kunt u vragen om (tijdelijke) beperking van het gebruik van uw gegevens.
  • Recht op dataportabiliteit: u heeft in sommige gevallen het recht de door u verstrekte gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze gegevens aan een andere dienstverlener over te dragen.
  • Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor direct marketing.

VLMC eist voldoende waarborgen voor de identiteit van degene die verzoekt om inzage, correctie, verwijdering of overdraagbaarheid (bijvoorbeeld via een kopie van een geldig legitimatiebewijs, waarbij BSN en pasfoto mogen worden afgeschermd).

VLMC streeft ernaar verzoeken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, te behandelen. In geval van verwijdering van gegevens wordt in het dossier een verklaring opgenomen dat op verzoek van de cliënt gegevens zijn verwijderd.

  1. Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of vervolgens worden verwerkt, tenzij een wettelijke bewaartermijn anders voorschrijft.

  • In principe eindigt de bewaartermijn twee jaar na het laatste contact tussen VLMC en de cliënt.
  • Gegevens die VLMC op grond van fiscale regelgeving moet bewaren (zoals facturen en financiële administratie), worden minimaal zeven jaar bewaard.
  • Opnames van online sessies worden bewaard gedurende de looptijd van het coachtraject en vervolgens verwijderd, tenzij anders overeengekomen of wettelijk vereist.
  1. Nieuwsbrieven

VLMC kan cliënten en geïnteresseerden informeren via een nieuwsbrief. U ontvangt deze nieuwsbrief alleen als u zich hiervoor heeft aangemeld of als u klant bent en de informatie relevant is voor uw traject.

Onderaan elke nieuwsbrief staat een link waarmee u zich direct kunt afmelden. U kunt zich ook afmelden door VLMC per e-mail te informeren.

 

  1. Website en cookies

VLMC analyseert bezoekersgedrag op de website www.vanleuvenmedicalcoaching.com om de website en dienstverlening te verbeteren. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van cookies of vergelijkbare technieken. Waar nodig wordt hiervoor toestemming gevraagd via de website of wordt hierover nader geïnformeerd in een cookieverklaring.

 

  1. Klachten

Als cliënt meent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, of als er andere redenen tot klagen zijn over de manier waarop VLMC met persoonsgegevens omgaat, kan hij/zij zich wenden tot VLMC.

Klachten over privacy en gegevensverwerking kunnen bij voorkeur schriftelijk worden ingediend. VLMC streeft ernaar klachten zo spoedig mogelijk te behandelen.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de nationale toezichthouder op de privacywetgeving in Nederland (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

 

nl_NLDutch
en_GBEnglish nl_NLDutch