Privacyreglement

 Van Leuven Medical Coaching (hierna afgekort tot VLMC), bij de Kamer van Koophandel ingeschreven als Indivisible,  is gevestigd in Hilversum en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

 Inleiding

Dit privacyreglement dient voor VLMC  als basis voor het omgaan met de privacy en de gegevensverwerking van haar cliënten.
Dit reglement voldoet aan de wettelijke vereisten, zoals die in de AVG zijn vermeld.
Dit reglement is per 1 mei 2024 in werking getreden.
VLMC, Mevrouw C.J.M. van Leuven is de verantwoordelijke die de persoonsgegevens bewerkt, gebruikt en bewaard.

Doel
VLMC verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Voor het maken van een begeleidingsplan en het uitvoeren daarvan
• Voor monitoring, rapportage en evaluatie van het begeleidingsproces wordt een aantekeningendossier bijgehouden.
• Om je te kunnen e-mailen indien onze dienstverlening dat vraagt en wij deze informatie niet per reguliere post versturen
• Voor het verzenden van waardevolle informatie in nieuwsbrieven
• Voor zaken waartoe VLMC wettelijk verplicht is verwerkt het ook persoonsgegevens, zoals het voeren van een administratie en het doen van belastingaangifte
• VLMC analyseert bezoekersgedrag voor het verbeteren van haar website vanleuvenmedicalcoaching.com

Welke gegevens
De persoonsgegevens die VLMC opvraagt zijn:

• Algemene gegevens van cliënt (naam, adres, woonplaats, e-mailadres, opleiding);
• Persoonlijke ontwikkeling – karaktereigenschappen, communicatie, denkpatroon etc.
• Gezinssituatie
• Loopbaanontwikkeling
• Therapeutische achtergronden
• Leefstijlanalyse
• Overige gegevens die van belang zijn voor een begeleidingstraject.

Verwerking gegevens
De verwerking van persoonsgegevens vindt alleen plaats door VLMC.

VLMC vraagt de cliënt hetzij schriftelijke toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens (via een Coachovereenkomst), hetzij mondeling. De schriftelijk verkregen persoonsgegevens worden opgeslagen in een database en bewaard in het dossier van cliënt. De uitgeprinte stukken uit de database worden bewaard in een papieren dossier van cliënt.

VLMC treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Zij draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

Vertrouwelijkheid
Uiteraard waarborgt VLMC de Wet op de Privacy en worden de persoonsgegevens met de uiterste zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandeld. Tevens worden deze gegevens alleen voor het doel gebruikt waarvoor cliënt informatie heeft afgestaan.

Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
Persoonsgegevens worden in principe niet door VLMC slechts verstrekt aan derden en alleen tenzij dit overeenkomt met het doel van de persoonsregistratie, wettelijke vereisten of geschiedt na schriftelijke toestemming van de cliënt of diens gevolmachtigde.

Met instemming van cliënt kan inhoudelijk gerapporteerd worden aan de opdrachtgever. VLMC houdt zich hierin aan de ethische code van haar beroepsverenigingen MCI en ICF en heeft dit ook vermeld in haar Algemene Voorwaarden. Een evaluatie wordt vooraf met cliënt overlegd en afgestemd, of vindt plaats in aanwezigheid van cliënt.

Recht op inzage
Cliënt heeft te allen tijde recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. Cliënt dient daartoe een schriftelijk verzoek in te dienen bij VLMC.

VLMC eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzoekt om inzage of afschrift.

Aanvulling, correctie of verwijdering
Op verzoek kunnen de opgenomen gegevens worden aangevuld met een door of namens cliënt afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
Als gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking zijn, kan cliënt een schriftelijk verzoek indienen bij VLMC waarin wordt verzocht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens.
Verwijdering blijft achterwege indien een wettelijk voorschrift bewaring vereist.
VLMC zorgt ervoor dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd doch uiterlijk vier weken na aanvraag. 
In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van cliënt de gegevens zijn verwijderd.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt cliënt te identificeren, dan noodzakelijk is voor de werking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
De bewaartermijn eindigt 2 jaar na het laatste contact door VLMC met cliënt, tenzij wettelijk anders wordt bepaald.

Klachten
Als cliënt meent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of als cliënt andere redenen tot klagen heeft, kan hij zich wenden tot VLMC. Klachten kunnen worden ingediend tot 1 jaar nadat de begeleiding is beëindigd door VLMC.